09.12.2004, 00:00

Etiketa obchodného stretnutia (I)

"Čo budem mať z toho, že sa budem zdvorilo správať a zúčastňovať sa na celom ,humbugu' okolo biznis etikety, keď mi za to aj tak nikto nezaplatí?" Je to pomerne častá a v konečnom dôsledku chybná otázka, ktorú kladú ľudia bez štýlu a dobrého vystupovania. V čom sa mýlia?

Vidia len bezprostredné, v danom okamihu očakávané výsledky ich neotesaného správania sa. Lenže zväčša zabúdajú na známu skutočnosť, že vzťahy vytvárajú najmenej dvaja a ten, voči komu sa nezdvorilo správali, si na to v budúcnosti pravdepodobne spomenie. A tak situácia, ktorá sa pre grobiana zdala byť výhodnou, sa môže ľahko zmeniť na nevýhodnú.
Dobré maniere sú v civilizovanom svete súčasťou akéhosi nepísaného Obchodného zákonníka. Ten, kto sa ho pridržiava, je súčasťou spoločenstva; kto "tajné kódy" dobrého správania nepozná vôbec, alebo iba nedostatočne, toho vylúčia. A keďže nevie, čo vlastne porušil, ani nevie, prečo ho vylúčili; prečo ho obchodný partner neakceptuje a prečo obchod, ktorý vyzeral sľubne, sa napokon neuskutočnil.

Dobrý dojem od začiatku
Ak začínate nový obchodný vzťah, výhybky sú už vopred nastavené a dodržiavanie biznis etikety mu dáva zelenú. Už v priebehu prvého stretnutia jestvuje množstvo vecí, ktoré môžete urobiť nesprávne a ovplyvniť náladu, ktorá sa vytvorí medzi vami a obchodným partnerom. Jeho nevôľu môžete napríklad vyvolať, ak pri pozdravení omylom zabudnete na jeho doktorský titul, alebo ste si jednoducho sadli na jeho miesto.
Dobrý dojem sa snažte vzbudiť hneď od začiatku. Na prijatie sa ohláste vopred a buďte dochvíľni. Na vrátnici či recepcii povedzte svoje meno, firmu a osobu, s ktorou ste dohovorení; mali by ste oznámiť aj dohodnutý čas, čím preukážete, že ste sa dostavili presne. Aby vás u obchodného partnera ohlásili správne, mali by ste vždy odovzdať vizitku.
Keď po vás pri prvom stretnutí príde osoba, ktorá vás zavedie k obchodnému partnerovi, predstavte sa sami. Nikdy sa nehoďte napred, ani vtedy, ak by ste chceli sprevádzajúcej osobe podržať dvere. Možno to nezodpovedá vašim predstavám o zdvorilosti, ale správne je, keď sa necháte viesť. To platí aj vtedy, ak sprevádzajúcou osobou je žena. Ako návštevník si nechávate otvárať dvere, a to aj ženou. Po príchode do cieľa sa poďakujte sprevádzajúcej osobe za pomoc. Ak si chcete odložiť kabát, požiadajte prívetivo, aby vám ho odložili. Ak je to možné, všimnite si, kam ho odložia, aby ste pri odchode nemuseli nikoho obťažovať.

Kam sa posadiť?
Môže sa stať, že do rokovacej miestnosti alebo kancelárie obchodného partnera prídete skôr ako on a musíte trocha počkať. Využite príležitosť, aby ste sa bližšie poobzerali.
- Kam sa môžete posadiť? Čelné strany by ste mali nechať pre obchodného partnera.
- Aké sú svetelné pomery? Keď si máte možnosť vybrať miesto, je lepšie, ak sa nemusíte pozerať priamo do svetelného zdroja, ktorým môže byť napríklad oblok.
- Chcete niečo prezentovať? Zistite, kde si môžete rozložiť svoje podklady. Ale pozor! Kým ste sami, podklady nerozkladajte, nerobí to dobrý dojem.
- Je možnosť využiť prezentačné médiá, napríklad bielu tabuľu alebo projektor pre power point?
- Je už vopred určené rozsadenie?
Ak chcete, môžete sa pokojne posadiť. Aby ste sa nedostali do trápnej situácie, správajte sa tak, akoby sa každú chvíľu mali otvoriť dvere. Počas čakania by ste sa mali zrieknuť fajčenia. Možno je váš obchodný partner nefajčiar a privítanie s cigaretou v ruke by jeho sympatie voči vám celkom iste obmedzilo.
Pri vkročení obchodného partnera do miestnosti v každom prípade vstaňte, aby ste sa s ním pozdravili. To platí rovnako pre mužov i ženy! Kým mu podáte ruku, pozrite sa partnerovi do očí a usmejte sa. Druhú ruku by ste nemali mať vo vrecku. Pozdravte partnera plným menom (dvojité mená neskracovať!) a ak ho viete, tak aj titulom. Ak sa titul dozviete až po výmene vizitiek, používajte ho v rozhovore.

Preukazujte záujem
Pokiaľ je to prvé stretnutie, nasledujúce minúty do veľkej miere rozhodnú o vašom budúcom obchodnom vzťahu. Nesadnite si znova na to isté miesto, kde ste sa už prípadne sami posadili. Vyčkajte, kým vás vyzvú posadiť sa. Ak si miesto na sedenie môžete vybrať sami, posaďte sa tak, ako sme už spomenuli.
Väčšinou sa obmedzte len na krátky úvodný rozhovor. Neznamená to, že budete nezmyselne trkotať. Preukážte priateľský záujem o svojho obchodného partnera. K témam, o ktorých môžete hovoriť vždy, patria okrem počasia doprava, šport, rodina, záľuby, kultúra, dovolenka a obchodné cesty. Politika, náboženstvo a choroby sú však tabu. S vtipmi radšej narábajte opatrne, lebo nie každý má rovnaký zmysel pre humor.
(Nabudúce: Ako viesť rozhovor)