29.11.2012, 00:00

Naučte sa správne povedať "máš výpoveď"

Rozhovor, v ktorom oznamujeme výpoveď, je veľmi citlivá chvíľa v živote oboch – vás i zamestnanca. Neváhajte pripraviť sa na ňu. Môžete si pripraviť, čo poviete, i ako budete reagovať na svojho kolegu. Urobte si pár poznámok písomne.

Načasovanie
Naplánujte si prepúšťací rozhovor – odporúča sa skôr začiatkom týždňa, pred koncom pracovnej doby, nie pred víkendom alebo sviatkami. Rozhovor  by mal  byť stručný , 10 až 15 minút. Ak je to možné, vyhnite sa oznámeniu prepustenia tesne pred Vianocami či osobným sviatkom (narodeniny, meniny) zamestnanca. Na druhej strane, neodkladajte to zbytočne.


Nekritizujte ľudí, ale činy
Dale Carnegie odporúča, aby sme nikdy nekritizovali človeka, jeho osobnosť, pretože to zraňuje. Namiesto „si nezodpovedný“ môžeme hovoriť o udalostiach, kedy nesplnil svoje povinnosti a o dôsledkoch, ktoré to prinieslo. Pracujte s pozitívnymi emóciami, prejavte empatiu a pochopenie.
Ak k prepusteniu zamestnanca prispela nespokojnosť zamestnávateľa s jeho správaním, schopnosťami alebo postojmi, uistite sa, že tieto dôvody nebude v tomto pohovore počuť prvý raz, a to ani ako dobre mienené rady do budúcnosti. Je dobré, ak má manažér osvojený dobre štruktúrovaný a taktný postup pre pokarhania, takže pri prepúšťaní si môže byť potom manažér istý, že zamestnancovi dal dostatok možností zlepšiť svoje správanie a výsledky. Ak treba, v rozhovore tieto príležitosti zhrňte, nikdy však nepridávajte kritiku správania, ktorá ešte nikdy nezaznela.

Poctivo a úprimne oceňujte druhých
Nekritizujte, neriešte slabé stránky prepúšťaného a jeho nedostatky. Urobte pohovor povzbudzujúcim najviac, ako to len ide. Začnite chválou a úprimným uznaním, oceňte nielen správanie a schopnosti zamestnanca, ale aj prínos, ktorý to malo pre firmu. Nepreháňajte, buďte úprimní a konkrétni. Ako dôkaz pridajte príbehy, kedy zamestnanec prejavil svoje schopnosti a priniesol úžitok. Môžete hovoriť o jeho profesionálnom prínose, rovnako aj o jeho ľudských vlastnostiach. Ak máte osobný dôvod oceniť ho alebo poďakovať mu, rozhodne to urobte. Toto osobné poďakovanie môže byť najviac liečivým prejavom, ktorý pre neho môžete urobiť. Tento krok však nie je len liečivý. Navyše, ak upriamite pozornosť zamestnanca na jeho dobré vlastnosti a na situácie, kedy ich využil, pomôžete mu hľadať si nové zaradenie v súlade s jeho nadaním.

Počúvajte pozorne
Pozorne a s pochopením si vypočujte reakciu zamestnanca, aj keď bude osobná. Firma iste mala na rozhodnutie objektívne dôvody a vy ste ich zamestnancovi oznámili. Potom mu dovoľte „vyžalovať sa“ a poskytnite mu pochopenie, nakoľko ste toho schopní. Nemusíte opakovať objektívne dôvody, podľa možnosti reagujte na osobnej úrovni. Ovládajte svoje emócie, negatívne emócie zamestnanca prijmite s pochopením. Ak prejavuje hnev, prípadne vyhrážky, reagujte asertívne, racionálne a konštruktívne.
Nezľahčujte situáciu, dajte najavo, že rozumiete, aké je to pre prepúšťaného človeka ťažké, ale vyvarujte sa tragickému podtónu.

Vítajte kritiku
 Zamestnanec, ktorý už nemá čo stratiť, vám môže poskytnúť cenné informácie o tom, čo jemu a jeho kolegom prekážalo alebo komplikovalo prácu. Hoci aj bude v tom kus krivdy a osobného prístupu, môžete získať aj inšpiráciu, ako zlepšiť svoju prácu a lepšie viesť tých, ktorí na svojich pracovných miestach zostali.

Poznámka na záver
Nenechajte tento rozhovor na personálnom oddelení. Od priameho nadriadeného sa to prijíma ľahšie a je to aj poctivejšie.